RODO w systemie rezerwacji wizyt online w gabinecie

Pacjent zapisuje się do Twojego gabinetu, więc to Ty decydujesz, po co i jak długo dane są przetwarzane. Jesteś administratorem. Firma, która dostarcza kalendarz rezerwacji, przetwarza dane na Twoje polecenie i jest podmiotem przetwarzającym. Między wami musi istnieć pisemna umowa powierzenia, zgodna z art. 28 RODO. Bez niej samo korzystanie z systemu jest błędem po stronie gabinetu, a nie dostawcy.

Nie zakładaj, że umowa jest w regulaminie. Zapytaj wprost, czy dostajesz osobny dokument i czy podpisujesz go przed startem.

Zasada minimalizacji jest prosta: tylko to, co potrzebne do obsługi wizyty. Do umówienia terminu wystarczą imię, telefon lub adres e-mail i wybrany typ wizyty. Rozpoznanie, przebieg choroby i wyniki badań to dane o zdrowiu, które powinny zostać w programie z dokumentacją, a nie w kalendarzu.

• Imię i kontakt do potwierdzenia wizyty.
• Termin, lekarz i typ wizyty.
• Opcjonalne pole uwag, w którym pacjent nie powinien opisywać choroby.

Zwróć uwagę, czy system nie wymusza pola z opisem dolegliwości. Samo to, że ktoś jest umówiony do ginekologa, onkologa czy psychiatry, bywa informacją wrażliwą, więc kalendarz trzeba traktować poważnie nawet bez dokumentacji.

Najczęstszy problem nie leży w szyfrowaniu, tylko w dostępie. Recepcja potrzebuje kalendarza i kontaktu, lekarz swoich wizyt, a kierownik ustawień i faktur. System powinien pozwalać rozdzielić te role i wyłączyć konto osoby, która odchodzi z pracy.

• Osobne role dla rejestracji, lekarza i kierownika (w PoznajLekarza w planie Placówka).
• Logowanie przez konto firmowe, żeby dostęp znikał razem z zatrudnieniem (plany Placówka i Sieć).
• Rejestr, kto i kiedy otworzył dane (plan Sieć).

Opis tego, jak podchodzimy do ochrony danych, jest na stronie RODO w gabinecie lekarskim.

Rezerwacja wizyty opiera się na umowie z pacjentem, więc osobna zgoda na samo przetwarzanie danych do umówienia terminu zwykle nie jest potrzebna. Pacjent musi jednak dostać informację o tym, kto przetwarza jego dane, w jakim celu i jakie ma prawa. Na formularzu rezerwacji powinien być link do polityki prywatności gabinetu. Zgody dla marketingu, na przykład na wiadomości z promocjami, zbieraj osobno i dobrowolnie.

Jeśli zbierasz zgody w formie dokumentów do podpisu, możesz je prowadzić w usłudze do podpisu elektronicznego dokumentów dla firm, zamiast w segregatorze na recepcji. Dokumentację medyczną nadal trzymasz w swoim programie.

Kontrole w małych gabinetach rzadko dotyczą zaawansowanych zabezpieczeń. Zwykle wychodzą proste zaniedbania, które da się naprawić w jeden dzień.

• Brak umowy powierzenia z dostawcą kalendarza albo podpisana po fakcie, gdy system działa już od miesięcy.
• Jedno wspólne hasło do kalendarza dla całej rejestracji. Nie wiadomo, kto co otworzył, a po odejściu pracownika hasła nikt nie zmienia.
• Pole uwag, w którym pacjenci opisują objawy, a recepcja kopiuje je dalej mailem.
• Przypomnienia z treścią zdradzającą powód wizyty. Wiadomość powinna zawierać datę, godzinę, adres i link do zmiany terminu, nic więcej.
• Brak procedury na wypadek pomyłki, na przykład wysłania przypomnienia na zły numer. Gabinet powinien wiedzieć, kogo zawiadomić i jak to zapisać w rejestrze incydentów.
• Eksport danych do prywatnych plików na laptopie lekarza i brak ich usuwania.

Przejdź cały proces jak pacjent i jak recepcja. Umów testową wizytę, sprawdź treść maila z potwierdzeniem i przypomnienia, zobacz, co widzi konto rejestracji, a czego nie widzi konto lekarza. Wpisz system do rejestru czynności przetwarzania, razem z dostawcą i zakresem danych. Poinformuj personel, że kalendarza nie wolno udostępniać prywatnie ani fotografować.

Jeśli prowadzisz kilka lokalizacji, rozdziel dostęp tak, żeby recepcja w jednej nie widziała pacjentów drugiej. Wymaga to planu z rolami i dlatego przy wyborze abonamentu warto policzyć nie tylko liczbę lekarzy, ale i liczbę osób, które będą logować się do kalendarza.

Poniższa lista zajmuje pięć minut i oszczędza kłopotów przy ewentualnej kontroli.

• Czy dostanę osobną umowę powierzenia i kiedy.
• Gdzie przechowywane są dane i czy komunikacja z serwisem jest szyfrowana.
• Czy mogę wyeksportować i usunąć dane pacjentów po rezygnacji.
• Czy system wymusza wpisywanie powodu wizyty.
• Czy dostawca korzysta z podwykonawców i czy mogę poznać ich listę.
• Czy jest umowa na rok. W PoznajLekarza nie ma, rezygnujesz na koniec okresu rozliczeniowego.

Ceny planów, razem z tym, który obejmuje umowę powierzenia, zestawiamy na stronie program dla lekarza, cennik.

Samo przejście na system nie załatwia RODO, ale daje narzędzia, których w arkuszu nie masz. Porównanie kosztów i funkcji jest też w artykule kalendarz Google czy system rezerwacji wizyt w gabinecie.

Jeśli dziś zapisujesz pacjentów w zeszycie, na kartce przy rejestracji albo w prywatnym telefonie, to ryzyko jest większe niż przy systemie z rolami i umową powierzenia. Wdrożenie zaczyna się od trzech kroków: wybierz dostawcę i podpisz umowę, ustaw role dla personelu, dodaj link do polityki prywatności na formularzu. Szczegóły działania kalendarza opisuje strona system rezerwacji wizyt online.