System rezerwacji wizyt, abonament czy opłata za pacjenta

Na rynku spotkasz trzy modele i ich mieszanki. Każdy z nich inaczej obciąża gabinet, gdy zapisów przybywa.

• Stały abonament: ta sama kwota co miesiąc, niezależnie od liczby pacjentów. Rachunek jest znany z góry.
• Opłata za pacjenta: niższy abonament lub brak abonamentu plus kwota za każdego nowego pacjenta albo każdą zarezerwowaną wizytę. Rachunek rośnie razem z grafikiem.
• Model mieszany: abonament z limitem pacjentów albo wizyt, po przekroczeniu którego dopłacasz.

Warto zapytać wprost, co dokładnie jest liczone: nowy pacjent, każda rezerwacja, a może także wizyta kontrolna tej samej osoby. Różnica między tymi definicjami bywa większa niż różnica w cenie jednostkowej.

Poniższy rachunek jest ilustracją. Kwoty opłaty za pacjenta są założone na potrzeby przykładu i nie opisują oferty żadnego konkretnego dostawcy. Podstaw własne liczby z oferty, którą rozważasz.

Załóżmy opłatę 30 zł netto za każdego nowego pacjenta zapisanego online, bez abonamentu, i porównajmy ją z planem Gabinet w PoznajLekarza za 449 zł netto miesięcznie.

Przy tych założeniach punkt przełamania wypada około 15 nowych pacjentów miesięcznie (449 podzielone przez 30). Poniżej tej liczby tańsza jest opłata za pacjenta, powyżej stały abonament. Gabinet z jednym lekarzem, który zapisuje 30 nowych osób, płaci dwa razy więcej w modelu od pacjenta, a przy 60 osobach cztery razy więcej.

Dla pojedynczego lekarza, który potrzebuje tylko kalendarza i profilu, bliższy jest plan Lekarz za 199 zł netto. Punkt przełamania przy tej samej opłacie 30 zł wypada wtedy przy około 7 nowych pacjentach miesięcznie. Aktualne ceny planów sprawdzisz na stronie program dla lekarza.

Opłata za pacjenta wygląda niewinnie, dopóki nie przeliczysz jej na rok. Przed decyzją zadaj dostawcy kilka pytań i poproś o odpowiedź na piśmie.

• Kto jest liczony jako nowy pacjent i po jakim czasie ten sam pacjent liczy się ponownie.
• Czy opłata dotyczy także osób, które trafiły do Ciebie z własnej strony lub wizytówki, a nie z katalogu dostawcy.
• Czy odwołana albo niezrealizowana wizyta jest rozliczana.
• Czy istnieje limit miesięcznej kwoty i co dzieje się po jego przekroczeniu.
• Czy można wyeksportować kalendarz i dane, jeśli zrezygnujesz.

To pytanie o własnych pacjentów jest najważniejsze. Jeśli pacjent, który od lat chodzi do Ciebie, rezerwuje wizytę przez widget na Twojej stronie, nie powinieneś płacić za sprowadzenie go do własnego gabinetu.

Stały koszt ułatwia planowanie i nie karze za sukces. Im lepiej działa rezerwacja, im więcej pacjentów zapisuje się sam, tym niższy jest koszt jednej wizyty. Jednocześnie abonament płacisz także w miesiącu, w którym jest mniej pacjentów, więc nie jest to wybór bezwarunkowo lepszy.

• Zaleta: stała kwota w budżecie, bez niespodzianek po miesiącu z dużym ruchem.
• Zaleta: brak pokusy, by ograniczać liczbę rezerwacji online, żeby nie podnosić rachunku.
• Wada: płacisz także wtedy, gdy kalendarz jest pusty, na przykład w sezonie urlopowym.
• Wada: przy bardzo małej liczbie nowych pacjentów model od pacjenta wychodzi taniej.

W PoznajLekarza płacisz stały abonament od 199 zł netto miesięcznie, bez opłaty za pacjenta i bez umowy na rok. Do cen netto dolicza się 23% VAT, co możesz potwierdzić na stronie podatki.gov.pl. Plan roczny płatny z góry kosztuje o połowę mniej w przeliczeniu na miesiąc.

Niektórzy dostawcy łączą rezerwację z płatnym pozyskiwaniem pacjentów z własnego katalogu. To inny produkt niż sam kalendarz i inaczej się go rozlicza. Pacjentów z katalogu opłacasz, bo dostawca ich Ci przysyła. Pacjentów z własnej strony i od polecenia opłacać nie powinieneś.

Dobrze jest rozdzielić te dwa strumienie myślowo. Zapytaj, ile z Twoich dzisiejszych zapisów to ludzie, którzy znaleźli Cię w katalogu, a ile to osoby, które już Cię znają. Jeśli większość to pacjenci stali, katalog z opłatą za każdego jest dla Ciebie głównie kosztem. Jeśli zależy Ci na nowych osobach, katalog pomoże, a stałą opłatę da się sprawdzić na rachunku z tabeli powyżej. Przeglądając ofertę, możesz też odwiedzić inne katalogi, na przykład Doskonalylekarz.pl, i porównać, jak dana platforma pokazuje profile i terminy. Zestawienie z liderem rynku opisujemy w artykule ZnanyLekarz alternatywa dla gabinetu.

1. Policz, ilu nowych pacjentów zapisuje się u Ciebie w typowym miesiącu, osobno w sezonie i poza nim.

2. Rozdziel ich na tych z katalogu dostawcy i pozostałych.

3. Zapytaj o definicję płatnego pacjenta i poproś o ofertę na piśmie.

4. Policz koszt roczny w obu modelach według tabeli z tego artykułu.

5. Sprawdź warunki wyjścia: umowa, okres wypowiedzenia, eksport danych.

Jeśli wynik jest bliski, wybierz model, który jest dla Ciebie przewidywalniejszy. Pamiętaj, że do kosztu systemu dochodzi też strata z pustych okienek. Jak ją ograniczyć, opisujemy w artykule rejestracja online w gabinecie i nieodwołane wizyty, a pełne zestawienie wydatków w tekście ile kosztuje system rezerwacji wizyt online dla gabinetu.

Największy zysk z abonamentu mają gabinety, które chcą kierować pacjentów do rezerwacji online z własnej strony, wizytówki i mediów społecznościowych. Takie ruchy nie powinny podnosić rachunku. Dotyczy to zwłaszcza specjalistów z regularnym ruchem, takich jak ginekolog, okulista czy dermatolog, gdzie wizyt kontrolnych i nawrotów jest dużo.

Jeśli dopiero zaczynasz praktykę i masz kilku pacjentów w miesiącu, policz uczciwie, czy 199 zł netto nie przewyższy opłaty za pacjenta. Przy tak niskim ruchu model od pacjenta bywa tańszy, ale gdy gabinet rośnie, rachunek zmienia kierunek.